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Do escopo ao sucesso: como concluir seu projeto no prazo e no orçamento

Uma das coisas mais importantes é criar um escopo de projeto e fazê-lo como um prático guia de tarefas.

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escopo

Para um gerente de projeto, uma de suas responsabilidades mais importantes é criar um escopo de projeto. O escopo do projeto define o trabalho que precisa ser feito para concluir o projeto. Também inclui quaisquer entregas que precisam ser produzidas. Um escopo de projeto bem escrito pode ajudar a manter o projeto nos trilhos e garantir que todos estejam na mesma página.

Criar um escopo de projeto pode ser complicado, especialmente se você é novo no gerenciamento de projetos. Contudo, neste artigo, vamos discutir alguns pontos importantes para criá-lo e de como você poderá evitar o aumento do escopo.

O que é escopo e seus objetivos

Ele é o conjunto de atividades que precisam ser realizadas para alcançar os objetivos do projeto. É importante defini-lo para garantir que todas as partes interessadas estejam cientes do que deve ser feito e do que não deve ser feito. Os objetivos do escopo são:

    • Garantir que todas as partes interessadas estejam cientes do que deve ser feito;
    • Identificar as atividades que precisam ser realizadas para alcançar os objetivos do projeto;
    • Definir um tamanho para o projeto;
    • Ajudar a identificar as áreas onde é necessário mais esclarecimento sobre os requerimentos dos usuários.

Como fazer o escopo do seu projeto

1. Defina objetivos do projeto.
Objetivos definem o tamanho e a abrangência do escopo do seu projeto. Um projeto pode ter vários objetivos; então, para definir o escopo adequadamente, precisará definir objetivos específicos para cada atividade. Para definir seus objetivos, pergunte a si mesmo: Qual é a razão de estar realizando este projeto? Qual é o benefício para os clientes? Qual seria a reação dos clientes em relação à solução proposta? Como identificar os objetivos do seu projeto?
2. Defina atividades para alcançar objetivos.
Atividades são tarefas que devem ser feitas para realizar o objetivo. Em um projeto de desenvolvimento de software, por exemplo, atividades incluem: ler documentação, testar um protótipo, programar uma aplicação e revisar o código. Você pode ter atividades que irão durar todo o projeto (como revisar o código) e atividades que só duram alguns dias (como conversar com cliente sobre as necessidades do projeto). Todas as atividades devem estar incluídas no escopo do projeto.

Atividades também podem ser agrupadas em etapas para organizá-las de forma mais clara. Um projeto pode ter várias etapas e uma etapa pode ter várias atividades. Por exemplo, em um software de loja virtual, a fase de engenharia pode ter atividades como: analisar concorrentes, entrevistar usuários e criar esboços.

Um projeto menor, como uma sessão de coaching, por exemplo, também pode ter várias etapas e atividades. Uma terapia de casal, por exemplo, pode ter duas etapas: entrevistar os dois membros do casal e então realizar a sessão de terapia individual e em grupo. Todas as atividades que sejam necessárias para implementar seu projeto estão dentro do escopo do projeto.
3. Defina nível de detalhe das atividades.
Atividades podem ser mais ou menos específicas. Algumas atividades são muito abertas, como ler documentação, testar um protótipo e programar uma aplicação. Outras atividades são mais específicas, como consultar o manual do banco de dados para programar uma aplicação em SQL ou analisar os arquivos de áudio para fazer um processamento de voz.

Todas as atividades que sejam necessárias para implementar seu projeto estão dentro do escopo do projeto. Atividades mais específicas tendem a ser tarefas que podem ser realizadas por funcionários menos experientes em vez de profissionais graduados.

O que deve ser considerado no escopo do projeto

O escopo de um projeto é um dos fatores mais importantes a serem considerados ao planejar o sucesso. Ele define seus limites e define os limites do que pode ser realizado dentro do prazo e orçamento determinados.

Ele sendo bem definido também permite um planejamento e uma estimativa mais precisos e pode ajudar a evitar o aumento do escopo, o que pode comprometer o sucesso do projeto.

Ao defini-lo é importante consultar todas as partes interessadas para garantir que todos estejam na mesma página e que todas as expectativas sejam realistas.

Uma vez definido o escopo, é importante documentá-lo minuciosamente e criar um plano de como atingir os objetivos dentro das restrições fornecidas.

Ao reservar um tempo para definir e planejar adequadamente o escopo de um projeto, você está apenas garantindo que está fazendo o melhor para atender as expectativas das partes interessadas e executar tarefas que realmente impactarão no resultado final.

O alcance do seu projeto é uma das primeiras e mais importantes etapas para o seu sucesso. É importante identificar o que está incluído e o que não está no seu projeto, para garantir que você cumpra com seus prazos e orçamento.

Vale também identificar o que está incluído e o que não está incluído no seu projeto. É que identificar o que está incluído e o que não está incluído em seu projeto é fundamental para garantir sua conclusão bem-sucedida dentro do prazo e orçamento que você definiu.

Ao criar o escopo do projeto, certifique-se de listar todas as entregas, marcos e tarefas que precisam ser concluídas para que o projeto seja considerado um sucesso. Depois de fazer isso, revise-o com sua equipe para garantir que todos estejam na mesma página e entendam o que precisa ser feito. Ao seguir essas etapas, você pode evitar erros dispendiosos e garantir que seu projeto seja concluído no prazo e dentro do orçamento.

Gerenciando mudanças no escopo

Gerenciando mudanças no escopo é um processo que deve ser seguido para que um projeto seja concluído com sucesso no prazo e dentro do orçamento. Esse processo inclui quatro etapas essenciais:

  1. Identificação da necessidade de mudança;
  2. Avaliação do impacto da mudança proposta;
  3. Aprovação da mudança e;
  4. Implementação da mudança.

A identificação da necessidade de mudança é a primeira etapa do processo e normalmente é iniciada pelo gerente do projeto. Uma vez identificada a necessidade de mudança, o gerente de projeto deve avaliar o impacto da mudança proposta. O impacto da mudança proposta deve ser avaliado em termos do potencial de aumento de custo, cronograma ou risco. Se o impacto da mudança proposta for considerado significativo, a mudança ainda não deve ser aprovada. Entre as causas de impacto significativo de mudanças no escopo estão:

  • Erros na detecção inicial dos requisitos ou nas definições das especificações técnicas;
  • Falta de clareza nas orientações dadas para o projeto;
  • Ausência de um plano bem definido para superar impactos de mudanças no escopo.

Uma vez avaliado o impacto da mudança proposta em termos de custo, cronograma ou risco e aprovada pela chefia, a mudança deve ser implementada. A implementação da mudança pode levar muito tempo, dependendo da complexidade da mudança. Finalmente, o gerente de projeto deve estabelecer um plano para monitorar e controlar a mudança, supervisionando todas as etapas até que a mudança esteja completamente implementada.

Um projeto deve ser terminado em um prazo razoavelmente curto, o que significa que o escopo do projeto deve ser mensurado com exatidão. Embora o gerente de projeto seja a principal pessoa identificando a necessidade de mudança nele, também pode existir outras causas que podem levar a uma necessidade de mudança.

Conclusão

Em conclusão, fica claro que há uma série de coisas que você pode fazer para aumentar suas chances de sucesso ao terminar seu projeto no prazo e no orçamento. Com o aumento do escopo, dividindo seu projeto em tarefas menores e comunicação eficaz, você pode aumentar suas chances de sucesso.

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